Płatność kartą w agencji opłat — prowizje, dopłaty i rozliczenia

Klient chce opłacić rachunek kartą. Dla niego to wygoda, a dla agencji koszt, którego wysokość zależy od warunków obsługi terminala. W TaniePrzelewy.pl oferujemy terminale na preferencyjnych zasadach uzgodnionych z naszym partnerem Planet Pay. Wyjaśniamy, jak policzyć opłacalność, uporządkować rozliczenia i uniknąć błędów w cenniku oraz regulaminie.

Najczęściej klient płaci kartą za całość: kwotę rachunku lub kilku rachunków wraz z prowizją agencji. Zdarzają się też płatności mieszane — część gotówką, część kartą. W obu przypadkach trzeba prawidłowo zapisać sposób zapłaty w AON i wiedzieć, jaki koszt wiąże się z przyjęciem karty.

W tym artykule pokazujemy trzy praktyczne kwestie: preferencyjne warunki terminali Planet Pay dostępne przez TaniePrzelewy.pl, zasady dopłat oraz rozliczenie gotówki i kart w systemie AON.

Trzy kwoty, których nie warto ze sobą mieszać

Załóżmy, że klient ma rachunek na 500 zł, a opłata za jego obsługę wynosi 5 zł. Przy płatności kartą za całość terminal obciąża kartę kwotą 505 zł.

Przy procentowej stawce za akceptację karty koszt tej płatności jest naliczany od 505 zł.

Ile kosztuje płatność kartą przy stawce 0,6%

W standardowych ofertach spotykanych przez współpracujące z nami agencje punktem odniesienia jest około 0,6% wartości płatności. Przy takiej stawce i przykładowej prowizji agencji 5 zł rozliczenie wygląda następująco:

To kalkulacja dla stawki 0,6%, bez dodatkowej opłaty kwotowej. Nie przedstawia preferencyjnych warunków TaniePrzelewy.pl. Ostatnia kolumna pokazuje prowizję pomniejszoną wyłącznie o koszt transakcji kartowej, przed pozostałymi kosztami działalności.

Im większą kwotę klient opłaca kartą, tym większe znaczenie ma cena jej obsługi. Dlatego dla agencji opłat tak istotne są warunki przygotowane z myślą o płatnościach za rachunki.

Terminale Planet Pay na preferencyjnych warunkach dla BUP

TaniePrzelewy.pl ma umowę na obsługę terminali z Planet Pay i oferuje terminale współpracującym agencjom na preferencyjnych zasadach. Pomagamy również w przygotowaniu wniosku do programów Visa i Mastercard o obniżone stawki interchange dla płatności za rachunki realizowanych przez BUP.

Koszt akceptacji karty składa się z kilku części: marży za obsługę transakcji, opłaty interchange i opłaty systemowej organizacji kartowej. W przedstawionym wariancie umowy Planet Pay marża dla kart wynosi 0,29%, do której doliczane są interchange i opłata systemowa. Dlatego samej wartości 0,29% nie należy odczytywać jako całkowitego kosztu płatności.

Standardowa procentowa część interchange wynosi dla objętych regulacją kart konsumenckich do 0,2% dla kart debetowych i do 0,3% dla kredytowych. Po akceptacji wniosku o preferencje dla płatności za rachunki stosujemy rozwiązania, w których ta część kosztu jest zastępowana ryczałtem rzędu 20–30 gr za transakcję, zgodnie z przyznanymi warunkami programu. O aktualnych stawkach organizacji kartowych informuje również Planet Pay.

Dla porównania: przy płatności na 1 000 zł interchange w wysokości 0,2% to 2 zł, a 0,3% to 3 zł. Ryczałt 20–30 gr wyraźnie zmniejsza tę część kosztu. Pozostałe składniki opłaty nadal wynikają z umowy.

Preferencyjne warunki mogą obniżyć koszt płatności o ponad połowę względem standardowej oferty dla przedsiębiorcy. Skala oszczędności zależy od kwot transakcji, rodzajów kart i przyznanych preferencji. Wniosek wymaga akceptacji organizacji kartowej, a preferencje dotyczą transakcji z branży objętej wnioskiem.

Zapytaj o terminal Planet Pay i preferencyjne warunki dla swojej agencji. Jeśli masz już terminal, przygotuj aktualne zestawienie opłat — porównamy warunki dla rzeczywistych kwot przyjmowanych w Twoim punkcie.

Czy można doliczyć klientowi opłatę za kartę

Nie należy zakładać, że dopłata jest dozwolona, jeśli tylko nie przewyższa kosztu terminala. Art. 37a ust. 3 ustawy o usługach płatniczych zakazuje jej dla instrumentów objętych regulacją interchange. W pozostałych przypadkach trzeba sprawdzić ograniczenie do kosztów bezpośrednich i warunki umowy. Ustawa o usługach płatniczych, art. 37a.

Zakaz dotyczy w szczególności typowych konsumenckich kart debetowych i kredytowych objętych unijnymi przepisami. Karty biznesowe i inne przypadki wyłączone z regulacji wymagają osobnej oceny; sam znak Visa lub Mastercard nie wystarcza do rozstrzygnięcia. Zakres rozporządzenia UE 2015/751, art. 1.

Samo pokrycie faktycznego kosztu nie stanowi wyjątku od zakazu. Jeśli do prowizji 5 zł doliczamy 0,3% wyłącznie dlatego, że klient płaci kartą objętą zakazem, pozostaje to dopłatą za kartę — nawet gdy agencja na niej nie zarabia. Koszty terminala można natomiast uwzględnić w ogólnym cenniku usługi przekazu.

Komisja Europejska potwierdza możliwość udzielania rabatów

Rabat za określoną formę płatności jest co do zasady dopuszczalny. Art. 37a ust. 2 przewiduje oferowanie zniżki, a Komisja Europejska potwierdza możliwość stosowania obniżek i zachęcania do wyboru sposobu płatności. Nie należy zatem automatycznie utożsamiać rabatu z zakazaną dopłatą. Stanowisko Komisji Europejskiej.

Przykładowy cennik może określać prowizję standardową 5 zł + 0,5% kwoty każdego przekazu oraz rabat w wysokości 0,5% części kwoty przekazu opłaconej gotówką. Procent liczymy od pieniędzy przekazywanych odbiorcy, bez prowizji agencji. Rabat pomniejsza prowizję, a nie kwotę rachunku.

Przy płatności mieszanej rabat obejmuje część kwoty przekazu opłaconą gotówką. Część opłacona kartą nie jest rabatowana. Przykładowo: z rachunku 1 000 zł klient pokrywa 400 zł gotówką, a 600 zł kartą. Prowizja standardowa wynosi 10 zł, rabat 0,5% × 400 zł = 2 zł, a prowizja po rabacie 8 zł. Łączna należność to 1 008 zł. Podział 400 zł / 600 zł dotyczy samego przekazu; dodatkowo klient płaci prowizję 8 zł, której nie wliczamy do podstawy rabatu. W AON zapisujemy rzeczywiste kwoty zapłacone gotówką i kartą, łącznie z zapłaconą prowizją.

Prowizja do zapłaty = prowizja standardowa − 0,5% części kwoty przekazu opłaconej gotówką. Przy zapłacie całego przekazu gotówką rabat obejmuje cały składnik procentowy, a przy zapłacie całego przekazu kartą rabat wynosi zero.

Cena standardowa i warunki rabatu muszą być przedstawione przed zatwierdzeniem zlecenia i płatnością. Klient powinien znać kwotę przekazu, prowizję standardową, przysługujący rabat, prowizję po rabacie i łączną należność. Zapis „rabat 0,5%” jest niepełny bez wskazania, od jakiej kwoty jest liczony. Nie chodzi o rabat 0,5% od samej prowizji ani o odjęcie 0,5 zł. Ustawa o usługach płatniczych, art. 20 i 37a.

Cena standardowa powinna rzeczywiście obowiązywać zgodnie z cennikiem, a rabat być udzielany na podanych warunkach. Samo nazwanie dopłaty „rabatem”, jeśli w praktyce do ogłoszonej ceny dolicza się opłatę dopiero po wyborze karty, nie zmienia charakteru tej opłaty. W przykładowym regulaminie poniżej zapisaliśmy osobno cenę standardową, podstawę procentu i zasady rabatu. Podane stawki są przykładem do dostosowania przez konkretny punkt.

Jak zapisywać płatności gotówką i kartą w AON

AON ma rozliczenie kasowe, które zapisuje kwoty płatności kartą i uwzględnia je w raporcie kasowym. Warunek jest prosty: podczas obsługi klienta trzeba wpisać, ile zapłacił gotówką, a ile kartą.

Dla rachunku 500 zł i prowizji 5 zł zapis zależy od faktycznego sposobu zapłaty:

Jeżeli klient płaci kartą, a kasjer nie zapisze tej kwoty w odpowiednim miejscu, rozliczenie nie będzie odzwierciedlało rzeczywistego podziału pieniędzy. Wpisywanie obu kwot na bieżąco pozwala prawidłowo rozliczyć dzień pracy.

W raporcie AON znajduje się pozycja „terminal płatniczy” oraz „KWOTA W KASIE PLUS KARTA PŁATNICZA (OCZEKIWANA)”. Przy zamknięciu dnia sprawdź stan gotówki i sumę płatności kartą. Kwotę kartową porównaj z rozliczeniem terminala za ten sam okres, uwzględniając ewentualne anulowania i zwroty.

Nie wymaga to przypisywania numeru każdej transakcji terminalowej do numeru zlecenia w AON. Podstawą codziennego rozliczenia jest prawidłowy zapis kwot gotówkowych i kartowych oraz porównanie sum. Jeśli punkt potrzebuje powiązania konkretnej płatności z potwierdzeniem zlecenia, może zachować oba wydruki razem.

Raport kasowy AON i rozliczenie Planet Pay

Raport AON pokazuje rozliczenie pracy kasjera. Zestawienie Planet Pay pozwala sprawdzić transakcje terminalowe, naliczone opłaty i rozliczenia płatności. W eBOK Planet Pay dostępne są raporty analityczne dzienne i miesięczne oraz miesięczne raporty prowizji. Instrukcja eBOK Planet Pay — rozdział Rozliczenia.

Do AON wpisujemy kwotę, którą klient zapłacił kartą — przed potrąceniem kosztów obsługi terminala. Przykładowe 505 zł zapłacone kartą pozostaje płatnością 505 zł również wtedy, gdy przelew rozliczeniowy jest pomniejszony o opłaty.

Przy uzgadnianiu wpływów na rachunek korzystaj z okresów rozliczeniowych i opłat wskazanych w zestawieniu Planet Pay. Nie pomniejszaj kwoty rachunku klienta o koszt przyjęcia karty. Szczegółowe zasady rozliczeń, zwrotów i reklamacji transakcji kartowych określa umowa terminalowa.

Rozliczenie miesięczne AON: przychód obejmuje już wszystkie prowizje

W naszym rozliczeniu miesięcznym — zarówno w raporcie do wygenerowania w AON, jak i w raporcie otrzymywanym co miesiąc mailem — kwota przychodów obejmuje wszystkie prowizje naliczone klientom. Zawiera już opłaty związane z obsługą płatności gotówką i kartą. Nie należy doliczać ich ponownie do przychodu wykazanego w raporcie.

Jest to przychód z prowizji pobranych od klientów, a nie suma kwot rachunków przekazywanych odbiorcom. Koszty obsługi terminala ponoszone przez agencję rozliczamy osobno na podstawie dokumentów Planet Pay.

Prowizja agencji i VAT

Usługa przekazu pieniężnego świadczona przez BUP jest usługą finansową zwolnioną z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 40 ustawy o VAT. Zapłata kartą nie zmienia charakteru tej usługi ani zwolnienia. Ustawa o VAT, art. 43.

W przykładzie z rachunkiem na 500 zł i prowizją 5 zł wynagrodzeniem agencji jest 5 zł. Pozostałe 500 zł to środki przeznaczone do przekazania odbiorcy. Koszt przyjęcia karty rozliczamy osobno, na podstawie dokumentów Planet Pay.

Potwierdzenie z terminala dokumentuje płatność kartą. Klient otrzymuje także potwierdzenie przyjęcia zlecenia w agencji — sam wydruk terminalowy nie potwierdza jeszcze przekazania pieniędzy na rachunek odbiorcy.

Przykładowy regulamin agencji do wykorzystania w punkcie

Pobierz przykładowy regulamin agencji opłat (ZIP: HTML i tekst do edycji) — wzór z miejscem na dane firmy, cennik i zasady obsługi. Przed zastosowaniem uzupełnij dane swojego punktu, terminy oraz informacje o ochronie środków. Wzór należy dostosować do zasad obowiązujących w konkretnym punkcie przed jego zastosowaniem.

Co powinien porządkować regulamin punktu

Regulamin powinien odpowiadać temu, jak rzeczywiście pracuje agencja: jakie formy płatności przyjmuje, jak pokazuje prowizję, kiedy przyjmuje zlecenie i gdzie klient składa reklamację. Cennik przedstawiaj przed zatwierdzeniem zlecenia; późniejszy wydruk nie zastępuje wcześniejszej informacji.

W regulaminie warto jasno podać terminy odpowiedzi na reklamacje usług płatniczych: co do zasady 15 dni roboczych, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach do 35 dni roboczych, z wymaganym wyjaśnieniem przedłużenia. Rzecznik Finansowy o reklamacjach.

Osobna kwestia to 13 miesięcy na zgłoszenie określonych nieprawidłowości. To nie ogólne ograniczenie odpowiedzialności agencji do 13 miesięcy. Ustawa przewiduje wyjątek, gdy dostawca nie udostępnił wymaganych informacji o transakcji. Samo wywieszenie regulaminu nie zastępuje tych obowiązków. Ustawa o usługach płatniczych, art. 44.

Przed złożeniem zlecenia klient powinien mieć też dostęp do informacji o zakresie umowy gwarancji lub ubezpieczenia BUP i wysokości sumy gwarancyjnej. Obowiązki BUP według KNF.

Najczęstsze pytania

Czy prowizja za przekaz jest tym samym co dopłata za kartę?

Nie. Prowizja jest wynagrodzeniem za usługę przekazu. Dopłata za kartę wynika z wyboru instrumentu płatniczego i podlega odrębnym ograniczeniom. Liczy się rzeczywisty sposób naliczania opłaty.

Czy można wpisać dopłatę do regulaminu i poprosić klienta o podpis?

Podpis nie legalizuje opłaty objętej ustawowym zakazem. Regulamin ma wyjaśniać prawidłowe zasady obsługi.

Czy koszt karty może być większy niż prowizja agencji?

Tak. Przy rachunku 1 000 zł, prowizji agencji 5 zł i stawce 0,6% koszt płatności 1 005 zł wynosi 6,03 zł. Dlatego warto skorzystać z preferencyjnych warunków dla BUP.

Czy potwierdzenie z terminala oznacza opłacenie rachunku?

Potwierdza płatność kartą. Status przekazu na rachunek odbiorcy trzeba sprawdzić osobno.

Od czego zacząć w swojej agencji

Zacznij od prawidłowego wpisywania gotówki i kart w AON. Sprawdź raport kasowy, zestawienie opłat Planet Pay i aktualny cennik agencji. Jeżeli nie korzystasz jeszcze z preferencji dla płatności za rachunki, skontaktuj się z nami w sprawie terminala i wniosku o obniżone interchange.

Chcesz obniżyć koszty przyjmowania płatności kartą? Zapytaj o terminal na preferencyjnych warunkach. Jeśli masz już terminal, przygotuj obecną taryfę — łatwiej będzie porównać koszty dla Twojej agencji.

Materiał edukacyjny. Przykłady finansowe są modelowe. Warunki terminalowe i stawki preferencyjne wynikają z umowy oraz akceptacji właściwego programu.