Checklista przed uruchomieniem agencji opłat – co trzeba zrobić krok po kroku?
Rozpoczęcie działalności w formie agencji opłat to świetna okazja, by rozszerzyć ofertę dla swoich klientów. Aby jednak ruszyć bez problemów i działać zgodnie z przepisami, każda nowa agencja musi przejść przez kilka obowiązkowych etapów formalnych i technicznych. Poniżej znajdziesz kompletną checklistę krok po kroku.
1. Uzyskaj wpis w rejestrze KNF jako biuro usług płatniczych (BUP)
Każda współpracująca z nami agencja opłat musi posiadać ustawowy status biura usług płatniczych (BUP). Wniosek składa się do Komisji Nadzoru Finansowego (KNF). Po pozytywnym rozpatrzeniu w ciągu około 2 tygodni uzyskujesz unikalny numer BUP. Opisujemy jak pomagamy w tym procesie w tym artykule: https://agencjeoplat.pl/jak-zarejestrowac-biuro-uslug-platniczych-w-knf/
2. Wpisz numer BUP w systemie AON
Po uzyskaniu numeru biura usług płatniczych (BUP) konieczne jest jego wpisanie w systemie AON:
Administracja → Moje konto → Edytuj swoją agencję.
3. Zawrzyj ubezpieczenie OC dla biura usług płatniczych (BUP)
Polisa OC to obowiązkowy element zabezpieczenia klientów w twojej działalności. Polisa służy do zabezpieczenia ich interesów i jest wymagana ustawowo. Proces zawarcia polisy odbywa się za pośrednictwem operatora systemu AON, który dostarcza polisę bezpośrednio do KNF.
4. Zakup numeru LEI
Numer LEI (Legal Entity Identifier) jest wymagany do raportowania naszej działalności do KNF. W systemie AON znajdziesz link do polecanego dostawcy – zakup odbywa się online.
5. Przygotuj dokumentację AML, RODO i Dora
Każda agencja opłat musi posiadać:
- Procedury AML – przeciwdziałanie praniu pieniędzy,
- Dokumentację RODO – ochrona danych osobowych,
- Politykę bezpieczeństwa Dora – wymogi dotyczące odporności cyfrowej w sektorze finansowym.
Operator systemu udostępnia wzory dokumentów w menu Pomoc systemu AON. Należy je uzupełnić danymi agencji i zapisać na własnym komputerze.
6. Rejestracja w systemie CRP KNF
Zarejestruj biuro usług płatniczych (BUP) w systemie CRP na stronie https://crp.knf.gov.pl/ i nadaj operatorowi systemu uprawnienia do składania sprawozdań Dora w Twoim imieniu.
7. Przygotuj plan działalności na 12 miesięcy
Dla nowych agencji opłat wymagany jest plan działania na rok. Wzór znajdziesz w menu Pomoc → Nadzór KNF w systemie AON.
8. Dodaj dodatkowych kasjerów (jeśli potrzebujesz)
Jeżeli w agencji pracuje więcej osób, można dodać kolejne konta kasjerskie:
Administracja → Kasjerzy → Dodaj.
Koszt każdego dodatkowego konta to 40 zł brutto miesięcznie.
9. Wpisz numer konta bankowego do przelewów masowych
W ustawieniach agencji należy podać numer rachunku bankowego, z którego będą realizowane przelewy masowe.
10. Podaj operatorowi identyfikator pliku transakcyjnego (prefix)
Dotyczy to umów zawieranych z Plus Bankiem – prefix identyfikuje paczki transakcyjne.
11. Wykonaj testowy przelew
Po podpisaniu umowy bankowej na przelewy masowe i posiadaniu aktywnego ubezpieczenia OC należy wykonać przelew testowy na kwotę 1 zł. Najlepiej na swoje prywatne konto. Zobaczysz wtedy bez stresu jak wygląda obieg środków i cały proces.
12. Cykliczne wgrywanie potwierdzeń przelewów
W systemie AON należy regularnie importować bankowe potwierdzenia realizacji przelewów:
- W Plus Banku pliki te noszą nazwę Raporty z realizacji,
- mają format ZIP – nie należy ich rozpakowywać,
- system AON oznacza paczki kolorystycznie:
- neutralnie – gdy zostały zrealizowane,
- ostrzegawczo – gdy nie zostały zrealizowane lub wśród przelewów znajduje się jakiś wymagający twojej uwagi.
Dzięki temu Twoje biuro usług płatniczych (BUP) ma pełną przejrzystość pracy i możliwość łatwej weryfikacji terminowości przelewów (w plikach widnieją daty realizacji każdego z nich).
13. Szkolenie z obsługi systemu AON
Każda nowa agencja opłat przechodzi szkolenie online z przedstawicielem operatora.
- Czas trwania: ok. 1 – 1,5 h.
- Narzędzie: anydesk.pl.
- Warto wcześniej przejrzeć samouczek dostępny w systemie AON.
14. Ustaw cennik agencji
Każda agencja opłat lub oddział może mieć własny cennik. Znajdują się w nim rozbudowane opcje, które wstępnie są już ustawione dla przelewów standardowych, US i ZUS.
Administracja → Cennik.
15. Opcjonalnie: dodatkowe usługi
- Złóż wniosek o instalację terminala płatniczego ze specjalnymi stawkami dla instytucji finansowych.
- Dołącz do sieci płatności międzynarodowych, np. RIA lub Western Union – aby poszerzyć ofertę usług i zwiększyć atrakcyjność agencji.
16. Coroczne szkolenie z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML)
Co roku odbywa się szkolenie online z zakresu AML kończące się wydaniem Certyfikatu uczestnictwa. Jest to szkolenie obowiązkowe dla wszystkich BUP współpracujących z operatorem systemu AON. Imienne certyfikaty są dostępne w systemie dla każdego kasjera.
Podsumowanie
Założenie i uruchomienie agencji opłat wymaga przejścia przez serię kroków formalnych, bankowych i technicznych. Dzięki systemowi AON większość procedur jest zorganizowana i wspierana przez operatora – od ubezpieczenia OC, przez dokumentację i bankowe integracje, aż po szkolenia i narzędzia pracy.
Z powyższą checklistą proces staje się prostszy, a Twoje biuro usług płatniczych (BUP) będzie gotowe do działania zgodnie z wymogami KNF, banków oraz standardami bezpieczeństwa.
Najnowsze komentarze