Od 1 stycznia 2026 weszło nowe rozporządzenie o prowadzeniu PKPiR/KPiR (nowy wzór księgi i nowe zasady zapisów).
Równolegle rusza obowiązkowy KSeF (fakturowanie w systemie) – etapami: 1 lutego 2026 dla największych oraz 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników.
Dla właścicieli Biur Usług Płatniczych (BUP) praktyczny problem nr 1 jest prosty: Twoim przychodem nie jest kwota opłacanych rachunków, tylko Twoja prowizja/opłata manipulacyjna. Reszta to pieniądze „przechodzące” dalej do wystawców rachunków nazywane pomocniczo „środkami obcymi”.
Poniżej masz najbezpieczniejszy (i potwierdzony przepisami) sposób ewidencji drobnych prowizji, np. po 5 zł na kwitku.
1) KSeF w BUP – gdzie Cię dotyczy (a gdzie nie)
- KSeF dotyczy faktur (B2B) – np. gdy wystawiasz faktury firmom (klienci biznesowi, partnerzy) albo sam dostajesz faktury kosztowe. Terminy wdrożenia obowiązku są opisane oficjalnie i są etapowe.
- Faktury dla konsumentów (B2C) mają być fakultatywnie w KSeF (czyli nie „z automatu” obowiązkowo w każdym przypadku).
Wniosek dla BUP: prowizje od osób fizycznych zwykle nie będą „same z siebie” w KSeF, bo często nie wystawiasz do nich faktur – ale gdy ktoś zażąda faktury (albo obsługujesz firmę), temat KSeF wraca.
2) Nowa KPiR 2026 – co się zmieniło w księdze
Od 2026 r. wzór księgi ma 19 kolumn. Wprowadzono m.in. kolumnę na numer identyfikujący fakturę w KSeF oraz kolumnę na NIP kontrahenta.
To ważne dla BUP przy kosztach i B2B (faktury), ale dla Twoich drobnych prowizji od klientów detalicznych kluczowe są zasady zapisów zbiorczych (poniżej).
3) Prowizje „z kwitków wpłat” – czy można księgować zbiorczo?
Tak — i to wprost wynika z przepisów, ale zależy od tego, jak ewidencjonujesz sprzedaż.
Masz dwa główne scenariusze:
Scenariusz A: masz kasę fiskalną (kasa rejestrująca)
Jeżeli ewidencjonujesz prowizję na kasie, to wpis do KPiR robisz na podstawie:
- raportów dobowych, albo
- na koniec miesiąca na podstawie raportu miesięcznego (okresowego).
To jest dokładnie mechanika „jak w dużych sieciach” (bank/poczta): obrót z wielu drobnych transakcji agregujesz raportem fiskalnym, a w księdze pojawia się jedna pozycja (dobowa albo miesięczna – zależnie od organizacji).
Co wpisujesz w KPiR?
- przychód z prowizji (usługa) standardowo idzie w kolumnę „sprzedaż towarów i usług” (w nowym wzorze to część przychodowa księgi).
Scenariusz B: nie masz kasy fiskalnej dla tej prowizji (sprzedaż „bezrachunkowa”)
Wtedy wchodzą w grę dwa kroki:
Krok 1 — prowadzisz „zestawienie sprzedaży (ewidencję sprzedaży)”
To ewidencja przychodów nieudokumentowanych fakturą i ma zawierać co najmniej: numer wpisu, datę uzyskania przychodu i kwotę.
Co ważne: tę ewidencję prowadzisz raz dziennie po zakończeniu dnia (najpóźniej przed rozpoczęciem działalności następnego dnia).
Krok 2 — księgujesz to zbiorczo w KPiR raz w miesiącu
Rozporządzenie wprost dopuszcza, że zapisy w księdze na podstawie zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) robisz do 20. dnia następnego miesiąca, jedną pozycją na koniec miesiąca.
Pomocny jest w tym raport generowany przez system AON w zakładce Archiwum – Podsumowania miesięczne. Można tam wygenerować raport zarobionych prowizji za cały miesiąc. Kopia tego raportu przychodzi też na email administratora agencji.
4) Jak to zrobić w praktyce w BUP (gotowy, bezpieczny schemat)
Co zbierasz każdego dnia
- raport z systemu/terminala/kasy stanowiskowej: liczba transakcji + suma prowizji
- (opcjonalnie) rozbicie na formy płatności, punkty, operatorów – do kontroli, niekoniecznie do KPiR
Jak wygląda dzienna ewidencja sprzedaży (minimum)
- Data: 2026-01-20
- Kwota: łączna prowizja za dzień (np. 185 zł)
- Numer wpisu
Jak księgujesz w KPiR raz w miesiącu
- Jedna pozycja: „Prowizje za przyjęcie wpłat – sprzedaż bezrachunkowa – styczeń 2026”
- Kwota: suma prowizji z ewidencji dziennej za miesiąc
- Termin: do 20. dnia następnego miesiąca
Najważniejsza zasada (żeby nie narobić sobie kłopotów)
Nie księguj w KPiR kwot „rachunków klientów” (czynsz, prąd, mandaty itd.). Księgujesz tylko prowizję, bo tylko ona jest Twoim przychodem.
5) A co, jeśli klient chce fakturę do prowizji?
- Jeśli klient (firma) chce fakturę – wystawiasz ją normalnie (a w okresie obowiązku: przez KSeF). Terminy wdrożenia obowiązku są etapowe, więc przygotuj proces wcześniej.
- Takiej transakcji nie dublujesz w „sprzedaży bezrachunkowej” (albo odpowiednio ją wyłączasz z zestawienia), żeby nie nabić przychodu podwójnie.
Najnowsze komentarze