Czasem zdarza się, że na rachunek agencji opłat wpływają środki zwrócone z banku odbiorcy. Mamy wtedy księgowanie na plus na naszym koncie bankowym na konkretną kwotę odpowiadającą wysokości wpłaty klienta, a opis pozwala nam odnaleźć ją w wyszukiwarce systemu AON Agencja Online. Zwroty przelewów, to ułamek procenta wszystkich wpłat, jednak należy uzbroić się w wiedzę jak radzić sobie w takiej sytuacji. W tym artykule opiszę po krótce procedurę obsługi zwrotów z wykorzystaniem systemu AON.
Jakie są przyczyny zwrotów?
Otrzymujemy je głównie wtedy, gdy podany przez nadawcę rachunek został zamknięty. Najczęściej mamy z tym do czynienia w przypadku zleceń wypisanych ręcznie przez klienta. Sporadycznie dotyczy to kwitków wpłat drukowanych – np. gdy klient posiada jeszcze stare książeczki z drukami wpłat, a odbiorca w międzyczasie zmienił konto.
Inną przyczyną, najrzadszą z możliwych, może być nieprawidłowa lub niepełna treść przelewu, brakujące istotne dane, które pozwalają zidentyfikować wpłatę w konkretnej instytucji. Podam przykład – w Urzędach Wojewódzkich, w wydziałach paszportowych wpłata zawierająca literówkę w danych wpłacajacego jest zwracana na konto, z którego przyszła.
Obsługa zwrotu – krok po kroku.
Historię konta należy kontrolować codziennie. Gdy widzimy wływ na konto musimy po pierwsze zlokalizować daną wpłatę. W AON-ie możemy to zrobić w paczkach z przelewami utworzonych do kilku dni wstecz, a gdy danych jest o wiele za dużo na manualne poszukiwania, to możemy użyć wyszukiwarki zaawansowanej (menu boczne -> archiwum -> menu górne -> wyszukiwanie zaawansowane).
Jest tu szereg opcji pozwalających szybko odnaleźć wpłatę w całej istniejącej bazie danych. Wystarczy wpisać np. zakres kwotowy ustawiony dokładnie na otrzymany zwrot i datę realizacji na wybrany czas wstecz. Można też użyć numeru rachunku, z którego przyszły pieniądze. Jest tu wiele możliwości.
Po odnalezieniu danej wpłaty i potwierdzeniu, że to o nią chodzi wchodzimy w opcję Pokaż widoczną na liście obok wybranego przelewu. Mamy dostępne u góry menu, z możliwością oznaczenia przelewu jako zwrócony.
Po wybraniu przycisku Zmień na zwrócony mamy do dyspozycji odświeżone menu.
Teraz musimy podjąć decyzję co robimy z danym przelewem.
- Edytuj – w sytuacji, gdy klient podał nam nowe konto. Należy uzyskać potwierdzenie od klienta, że złożył nam takie zlecenie, najlepiej z podpisem na odrocie oryginalnego kwitka wpłaty. Poprawiony przelew ustawia się wtedy w kolejce do wysłania przelewów (menu boczne -> paczki z przelewami -> eksport paczki). Można oczywiście wyodrębnić ten pojedyczny przelew do osobnej paczki i od razu go wysłać.
- Usuń – w sytuacji, gdy klient chce otrzymać zwrot pieniędzy. W tym przypadku należy uzyskać podpis od klienta na potwierdzeniu zwrotu środków, najlepiej na odwrocie oryginalnego kwitka wpłaty.
Pamiętajmy, że obowiązują nas standardowe zasady związane z identyfikacją klienta na podstawie dowodu tożsamości.
Gdybyśmy się zgubili w trakcie wykonywania powyższych operacji, to system AON pozwoli nam szybko wrócić do przelewu zwróconego. Czerwone powiadomienie jest widoczne w prawym, dolnym rogu ekranu do czasu zakończenia obsługi każdego zwrotu. Powiadomienie jest podlinkowane do listy przelewów zwróconych, które są dodatkowo wyróżnione na czerwono.
Podsumowanie
Wprowadzenie obsługi zwrotów w Biurze Usług Płatniczych pozwala na zachowanie ciągłości historii poszczególnych wpłat. Pełna informacja o statusie danego przelewu jest zapisywana w jego historii, co pozwala uzasadnić dłuższy od ustawowego termin realizacji danej dyspozycji. Jest to pomocne w przypadku ewentualnej kontroli terminowości wpłat przeprowadzanej w BUP-ie przez Komisję Nadzoru Finansowego.
Jednocześnie zachowywane są w naszej sytuacji prawidłowe wartości przelewów, które agencja cyklicznie raportuje do KNF. Nieprawidłowe jest wprowadzanie takiego zwróconego przelewu ponownie do systemu Biura Usług Płatniczych, ponieważ dublowane są wtedy wartości, od których naliczana jest opłata za nadzór KNF (0,025% od wartości wpłat), a zatem prawidłowa obsługa zwrotów daje agencji opłat oszczędności.
Mariusz Kloc
Tanieprzelewy.pl
PS Zdjęcie pochodzi z mojego prywatnego archiwum. Bumerangiem rzucałem w okolicach Sydney w osadzie Aborygenów 🙂
Zobacz nowe wpisy na blogu.
- Obowiązki sprawozdawcze BUP względem KNF
- Projekt nowelizacji ustawy o usługach płatniczych 2021
- Okazanie dowodu osobistego przy wpłatach w agencjach opłat (BUP)
- ALERT. Nagła zmiana rozliczania kosztów nadzoru KNF nad BUP
- Jak poprawnie zamknąć Biuro Usług Płatniczych?
Najnowsze komentarze