Aktualizacja: 5 października 2026 r. Instrukcję dostosowano do aktualnych zasad identyfikacji oraz stawek KNF.
Czasem zdarza się, że na rachunek agencji opłat wpływają środki zwrócone z banku odbiorcy. Mamy wtedy księgowanie na plus na naszym koncie bankowym na konkretną kwotę odpowiadającą wysokości wpłaty klienta, a opis pozwala nam odnaleźć ją w wyszukiwarce systemu AON Agencja Online. Zwroty przelewów, to ułamek procenta wszystkich wpłat, jednak należy uzbroić się w wiedzę jak radzić sobie w takiej sytuacji. W tym artykule opiszę po krótce procedurę obsługi zwrotów z wykorzystaniem systemu AON.
Jakie są przyczyny zwrotów?
Otrzymujemy je głównie wtedy, gdy podany przez nadawcę rachunek został zamknięty. Najczęściej mamy z tym do czynienia w przypadku zleceń wypisanych ręcznie przez klienta. Sporadycznie dotyczy to kwitków wpłat drukowanych – np. gdy klient posiada jeszcze stare książeczki z drukami wpłat, a odbiorca w międzyczasie zmienił konto.
Inną przyczyną, najrzadszą z możliwych, może być nieprawidłowa lub niepełna treść przelewu, brakujące istotne dane, które pozwalają zidentyfikować wpłatę w konkretnej instytucji. Podam przykład – w Urzędach Wojewódzkich, w wydziałach paszportowych wpłata zawierająca literówkę w danych wpłacajacego jest zwracana na konto, z którego przyszła.
Obsługa zwrotu – krok po kroku.
Historię konta należy kontrolować codziennie. Gdy widzimy wpływ na konto musimy po pierwsze zlokalizować daną wpłatę. W AON-ie możemy to zrobić w paczkach z przelewami utworzonych do kilku dni wstecz, a gdy danych jest o wiele za dużo na manualne poszukiwania, to możemy użyć wyszukiwarki zaawansowanej (menu boczne -> archiwum -> menu górne -> wyszukiwanie zaawansowane).
Jest tu szereg opcji pozwalających szybko odnaleźć wpłatę w całej istniejącej bazie danych. Wystarczy wpisać np. zakres kwotowy ustawiony dokładnie na otrzymany zwrot i datę realizacji na wybrany czas wstecz. Można też użyć numeru rachunku, z którego przyszły pieniądze. Jest tu wiele możliwości.
Po odnalezieniu danej wpłaty i potwierdzeniu, że to o nią chodzi wchodzimy w opcję Pokaż widoczną na liście obok wybranego przelewu. Mamy dostępne u góry menu, z możliwością oznaczenia przelewu jako zwrócony.
Po wybraniu przycisku Zmień na zwrócony mamy do dyspozycji odświeżone menu.
Teraz musimy podjąć decyzję co robimy z danym przelewem.
- Edytuj – w sytuacji, gdy klient podał nam nowe konto. Należy uzyskać potwierdzenie od klienta, że złożył nam takie zlecenie, najlepiej z podpisem na odrocie oryginalnego kwitka wpłaty. Poprawiony przelew ustawia się wtedy w kolejce do wysłania przelewów (menu boczne -> paczki z przelewami -> eksport paczki). Można oczywiście wyodrębnić ten pojedynczy przelew do osobnej paczki i od razu go wysłać.
- Usuń – w sytuacji, gdy klient chce otrzymać zwrot pieniędzy. W tym przypadku należy uzyskać podpis od klienta na potwierdzeniu zwrotu środków, najlepiej na odwrocie oryginalnego kwitka wpłaty.
Przed przyjęciem zmienionej dyspozycji albo wypłatą zwrotu trzeba zweryfikować tożsamość osoby uprawnionej zgodnie z aktualną procedurą BUP. W praktyce najbezpieczniej oprzeć weryfikację na urzędowym dokumencie tożsamości i zachować podpisane potwierdzenie decyzji klienta. Okazanie dokumentu nie oznacza automatycznie konieczności wykonywania jego kopii.
Gdybyśmy się zgubili w trakcie wykonywania powyższych operacji, to system AON pozwoli nam szybko wrócić do przelewu zwróconego. Czerwone powiadomienie jest widoczne w prawym, dolnym rogu ekranu do czasu zakończenia obsługi każdego zwrotu. Powiadomienie jest podlinkowane do listy przelewów zwróconych, które są dodatkowo wyróżnione na czerwono.
Podsumowanie
Wprowadzenie obsługi zwrotów w Biurze Usług Płatniczych pozwala na zachowanie ciągłości historii poszczególnych wpłat. Pełna informacja o statusie danego przelewu jest zapisywana w jego historii, co pozwala uzasadnić dłuższy od ustawowego termin realizacji danej dyspozycji. Jest to pomocne w przypadku ewentualnej kontroli terminowości wpłat przeprowadzanej w BUP-ie przez Komisję Nadzoru Finansowego.
Jednocześnie zachowywane są prawidłowe wartości transakcji raportowanych do KNF. Nie należy wprowadzać zwróconego przelewu ponownie jako zupełnie nowej, niezależnej wpłaty, jeżeli w rzeczywistości jest to dalsza obsługa tej samej dyspozycji — prowadziłoby to do zdublowania danych. Maksymalna ustawowa stawka kosztów nadzoru wynosi obecnie 0,023%, a faktyczną stawkę KNF ogłasza na każdy rok; w 2026 r. wynosi ona 0,009105%.
Mariusz Klos
Tanieprzelewy.pl
Zobacz nowe wpisy na blogu.
- Stan kasy i archiwum AON – jak rozliczyć dzień i sprawdzić przelew
- Nowy klient w AON – historia, Zepnij dane i szybka obsługa
- AML w AON – po co są pytania, listy sankcyjne i ocena ryzyka
- Paczki z przelewami w AON – PLUS BANK, mBank i import potwierdzeń
- Instrukcja obsługi AON – PDF ze zrzutami ekranu dla agencji opłat